Gi og motta tilbakemeldinger

En god tilbakemeldingskultur er viktig for å oppnå et godt arbeidsmiljø og en sunn prestasjonskultur.

Tilbakemeldinger er et verktøy som gjør læring raskere og mer effektiv , vi lærer best når vi gjør og det krever veiledning underveis.

Konstruktive tilbakemeldinger øker kunnskapen vår om oss selv, de gir oss mulighet til å endre oss og oppmuntrer til utvikling. Derfor er det viktig å lære å gi og motta tilbakemeldinger

Ulike typer tilbakemelding

Tilbakemeldinger gjelder ikke bare i positiv form. Bekreftende, konstruktiv eller utviklende tilbakemelding er like viktig og nyttig hvis den gis i god mening, og oppleves slik

Destruktiv feedback er for eksempel tilbakemeldinger som gis med skjulte hensikter. Det kan dreie seg om å framheve seg selv og sine egne evner på et spesielt område, eller om å latterliggjøre en person overfor kolleger eller andre.

Hvis tilbakemeldingen gis som kritikk, uten å ta hensyn til den andre personen etterlater man mottakeren utilpass uten å ha noe å bygge videre på, og uten valgmuligheter som gjør det mulig for ham eller henne å endre sin egen adferd.

Bekreftende og Utviklende Tilbakemeldinger

Psykologisk Trygghet

Psykologisk trygghet i et arbeidsmiljø er et fundament for å utvikle en god tilbakemeldingskultur 

Om du er i et team eller i en situasjon hvor du opplever trygghet, oppleves det som enklere å både gi og ta imot tilbakemeldinger. Litt forenklet sagt viser forskning at å fremtvinge tilbakemeldinger mellom to parter i en situasjon som ikke oppleves som trygg, kan ha direkte negativ effekt på personene det gjelder.  

Derfor er det viktig å bygge psykologisk trygghet slik at tilbakemeldinger er lettere å gi og ta imot.

(se egen e-læring om psykologisk trygghet)

Hvordan responderer hjernen vår på tilbakemeldinger?

  • Nevroforskning viser at vi lærer mest når vi bygger på det som allerede er kjent for oss og det vi kan, våre styrker.
  • Hjernen husker bedre erfaringer der vi får til ting, enn når vi mislykkes. Dette vil si at det vi lykkes med lagres lengre fordi hjernen vil få oss til å repetere det som fungerte
  • Hvis du bygger på styrkene og det den du gir tilbakemelding til gjør bra, øker sjansen for at tilbakemeldingen fører til endring og utvikling
  • Å gi korrigerende eller irettesettende tilbakemeldinger vil sjelden i seg selv gi mye læring annet enn «unngå dette» Om du vil styrke læring bør du enten komme med forslag til eller hjelpe med å finne alternative løsninger
  • Noen ganger kan det være hensiktsmessig at personen gir seg selv en tilbakemelding først. Dersom vi vet at noe f.eks. ikke er utført bra, så vil det oppleves positivt å få sagt det selv først

Hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger?

1. Sett tilbakemeldingen inn i en kontekst

2. Vær konkret

3. Referer til adferd det er mulig å endre

4. Tilby alternativer

5. Vær beskrivende snarere enn vurderende

6. Ei din egen tilbakemelding

7. Gi den andre et valg

8. Tenk på hva tilbakemeldingen forteller om deg selv

Gi smarte tilbakemeldinger

Eksempel - Effekt - Endring Modellen

Et enkelt verktøy når du skal gi tilbakemeldinger 

Dette er en 3-trinns struktur for enkelt å gi gode tilbakemeldinger

Vi har en tendens til å gi litt for generelle tilbakemeldinger, som: "godt jobbet", klapp på skulderen eller "dette var ikke bra nok" og "du er alltid sen" osv. Slike tilbakemeldinger har ofte liten eller ingen effekt, og kanskje også negativ effekt.

Grunnen til det er at vi mangler informasjon om hvilken effekt handlingen gir og alternative måter å handle på. Om du bruker modellen nedenfor, eller lignende modeller, er det større sannsynlighet for at tilbakemeldingene du gir blir tatt imot på en god måte. 

Eksempel
Beskriv situasjonen. Fokuser på hva personen gjør. Vær spesifikk, snakk om oppgaver og atferd.

Effekt
Beskriv hvordan atferden virker på deg eller på andre, enten positivt eller negativt. 

Endring
Oppmuntre til å tenke muligheter for å gjøre ting på en annen måte, eller å utvikle det som er bra videre.

Å motta tilbakemeldinger

1. Lytt til tilbakemeldingen i stedet for å forsvare deg med det samme

I første omgang bør du lytte til tilbakemeldingen og notere deg hva som blir sagt. Da kan du senere forholde deg til hva du skal bry deg om, og hva du mener tilhører den personen som gir tilbakemeldingen. 

Det kan være ubehagelig å gi tilbakemeldinger, men vi ville ha vært fattigere uten. Folk kan tenke ting om oss uten å si det – og det hjelper oss ikke med å utvikle oss. Husk at de andre alltid har meninger om deg og deres oppfatning av atferden og det kan være til hjelp å bli klar over det.

Husk at du har rett til å ha din egen mening, og at du kan velge om du vil ignorere hva den andre mener om deg. Enten fordi det er uten betydning, irrelevant eller at det dreier seg om en atferd som du av en eller annen grunn ønsker å holde fast ved.

 2. Vær klar over hva som blir sagt

Unngå å trekke raske konklusjoner, eller umiddelbart å komme i forsvar. Da vil folk stoppe tilbakemeldingen, og du kan ikke dra nytte av det folk ville si deg. Vær sikker på at du forstår tilbakemeldingen før du reagerer på den. Er du usikker på hva som menes med tilbakemeldingen eller tilbakemeldingen ikke er konkret nok, så be om konkrete eksempler som kan sette den i perspektiv. En nyttig teknikk er å formulere kritikken for å sjekke om du har forstått riktig.

 3. Sjekk med flere, istedenfor bare å lytte til den ene

Hvis det kun er en kilde til tilbakemeldingen tror vi kanskje automatisk at den personens mening deles av alle andre. Det kan jo være at andre opplever oss annerledes og at vi vil få et mer balansert syn på oss selv hvis vi får tilbakemelding fra flere

4. Be om den tilbakemeldingen du ønsker, men ikke får

Tilbakemeldinger kan være så viktige for oss at vi må spørre om å få den hvis de ikke kommer av seg selv. Noen ganger får vi bare tilbakemelding på en bestemt del av vår adferd, mens vi ønsker å få dem på andre områder også. Be om det.

 5. Bestem selv hva du vil gjøre med tilbakemeldingen du får

For å bli godt kjent med oss selv har vi bruk for å vite hvordan andre opplever oss.  Hvis vi bare kjenner vår egen oppfatning av oss selv vet vi ikke hvordan vi oppleves. Når vi får tilbakemeldinger kan vi bruke dem til å utvikle oss videre. 

Når vi mottar den kan vi selv bestemme hvilken verdi den har for oss, og om vi vil bruke den eller ignorere den – og hva vi gjør med den. Takk personen som har gitt deg tilbakemeldinger. Vi kan ha glede av dem. I mange tilfeller har det ikke vært enkelt for andre å gi deg dem. Det er viktig å forsterke og belønne tilbakemeldinger i enhver organisasjon, og i ethvert forhold generelt.

Formidlet med DigiStory