Forberedelse

En nødvendig samtale krever at du stiller godt forberedt og har tenkt nøye gjennom hvordan samtalen kan utvikle seg. Noen av de grunnleggende spørsmålene som du bør reflektere over i forkant av samtalen er:

  • Hva er målet med samtalen?
  • Hvilke reaksjoner tror du at du kan møte?
  • Hvordan kan du håndtere disse reaksjonene?

Med utgangspunkt i disse refleksjonene bør du tenke mer strukturert over selve gjennomføringen. Husk å ta høyde for følgende aspekter:

Tid

En nødvendig samtale krever ofte litt tid. Sikre at du setter av nok tid, og prøv å ikke planlegge annet møte rett etter en slik samtale. Det kan være at det er behov for å gå ut over den tiden man tror det vil ta. Det kan være andre årsaker som ligger til grunn for atferden som du ikke er klar over, og da kan det være behov for å snakke godt gjennom de ulike akspektene ved saken.

Tenk også over når du gjennomfører samtalen. Fredager - rett før helg, eller rett før en ferie er ikke alltid det beste tidspunktet for slike samtaler. 

Rom

Sørg for at samtalen gjennomføres i en trygg og god atmosfære for begge parter. Sørg for å unngå forstyrrelser som kan ta fokus vekk fra målet med samtalen. 

Struktur for samtalen

Tenk gjennom en god struktur for gjennomføringen av samtalen. Hva er målet? Hva har du observert? Hva er budskapet? Hva tenker medarbeideren om dette?  Tenk spesielt nøye gjennom hvordan du skal innlede og avslutte samtalen.

 

Øvelse gjør mester! I forkant av samtalen kan det være lurt å ha øvd på ulike scenarier av samtalen, slik at du er mentalt forberedt på hvordan du skal håndtere ulike situasjoner. Snakk gjerne høyt med deg selv, og tenk gjennom hvordan du kan håndtere ulike reaksjoner som kan komme i løpet av samtalen. Det er ikke alltid like enkelt å forutse de reaksjonene som kommer, og da er det viktig at du står i situasjonen som leder, bruker tid og ikke er redd for eventuelle pasuer som måtte oppstå. 

I filmen under forteller Annette hvordan en struktur for samtalen kan se ut. 

I filmen snakker Annette om følgende skisse for en nødvendig samtale; 

  1. God forberedelse: Hva skal jeg oppnå?
  2. Len deg tilbake: Vær nysgjerrig og lytt til medarbeiderens side av saken. Skap trygghet og vis interesse. 
  3. Kartlegg medarbeiders situasjon og behov: Tenk at du sitter med noen biter av puslespillet og medarbeideren sitter med resten. Målet er å se hele bildet.
  4. Oppsummer: Hvor står vi? Hva er vi enige om? Hva er vi ikke enige om? Hva er videre plan? 
  5. Sørg for at både medarbeider går ut av møtet med en god følelse: Anerkjenn det medarbeideren har fortalt deg og skap trygghet. 

Klar tale

Når du sitter og planlegger en nødvendig samtale, kan det være viktig å tenke på hvordan du skal formulere budskapet ditt. Når budskapet er vanskelig, har vi som ledere en tendens til å pakke inn budskapet i håp om at medarbeideren ikke skal ta dette ille opp. I følgende film understreker Øyvind viktigheten av klar tale i en slik samtale. 

I filmen snakker Øyvind om følgende  

  • Risikoen ved å pakke inn budkspet er at det ikke når frem
  • Vi gjør folk en bjørnetjeneste når vi pakker inn
  • Når vi gir en tilbakemelding som er vanskelig kan vi gjøre dette på en måte som gjør at medarbeideren opplever at vi vil ham eller henne vel
Formidlet med DigiStory