Bekreftelsesfellen

Det er mange feller man kan gå i som leder i en samtale med en medarbeider som ikke leverer som forventet. En av disse fellene som det er viktig at du som leder er klar over, er bekreftelsesfellen.

La oss se hva Øyvind tenker rundt denne:

I filmen snakker Øyvind om følgende:

Vi har en tendens til å legge merke til det som bekrefter våre oppfatninger og ser bort fra grunner til å skifte mening.
Ledere kan gå i fellen ved at de har satt merkelapp på noen og tilegnet de en egenskap. Da ser vi kun etter atferd som forsterker denne egenskapen.
En måte å unngå bekreftelsesfellen er å sjekke ut våre oppfatninger med andre.

Manglende dokumentasjon

En annen felle mange ledere går i er å ikke dokumentere det man har blitt enige om i samtalen.

Underveis i samtalen er det viktig å notere hva som sies og hva dere blir enige om av tiltak. Involver gjerne medarbeideren i å finne de gode tiltakene, slik at du sikrere eierskap. Dokumentasjonen er viktig for å sikre framdrift og utvikling i forbedringsarbeidet. Videre er dokumentasjonen viktig dersom situasjonen ikke forbedrer seg, og vi må gjennomføre andre tiltak som advarsel, og i noen tilfeller oppsigelse.

Dokumentasjonen skal inneholde følgende:

Dato for samtalen
Navn på hvem som deltok i samtalen
Bakgrunn for samtalen; kort beskrivelse av problemet/situasjonen
Arbeidstakers synspunkter i saken
Oppsummering/konklusjon; tiltaksplan, tidspunkt for oppfølging, konsekvenser dersom det en er blitt enig om i tiltaksplanen ikke gjennomføres

Utviklingsplan opprettes og et referat med signatur skannes og lastes opp i personalmappe i «Min Coop» . Oppsummering sendes til medarbeider på mail, da personalmappen kun er tilgjengelig for leder og HR. Er ikke medarbeideren enig i konklusjonene så kan det eventuelt skrives i referatet.

Manglende oppfølging

Til slutt er forutsigbar oppfølging helt avgjørende. Lederen må følge opp at medarbeider gjør det som er avtalt og at man ser effekter av dette. Av og til kan det være at man ikke kommer til enighet i første samtale. Det kan være at det er behov for å tenke seg om, la saken modnes eller kanskje tenke over gode tiltak som kan passe medarbeideren. Da er det viktig at man i denne samtalen blir enige om et nytt møte der samtalen kan fortsette.

Videre er det også viktig å følge opp for å sikre at endring skjer etter at man har blitt enige om en tiltaksplan. Ikke sett for lange frister. Da kan ting lett gå i glemmeboken, og man fortsetter som før.

I forkant av og underveis i oppfølgingsmøtet gjøres en evaluering av situasjonen. Er det en bedring er det viktig å gi den ansatte positiv tilbakemelding på dette. Har den ansatte tatt tak i problemet og er på riktig vei, er det viktig at du som leder berømmer dette, støtter og følger opp den ansatte videre.

Har det ikke blitt bedre bør det vurderes å gjennomføre en ny samtale, og om det er kan være aktuelt å gi en advarsel for å forsterke alvoret. Det er viktig at den ansatte forstår at dette ikke er greit, og at dersom ikke situasjonen forbedres kan det få konsekvenser for arbeidsforholdet. NB! Husk at HR Businesspartner alltid skal involveres i forkant av at en advaresel gis.

Formidlet med DigiStory