Å få ting gjort

Er det tilfeldig hvordan arbeidsdagen blir?
Hvordan bli bedre til å få oversikt for så å kunne prioritere smartere?

«Hverdagen tar oss» er et uttrykk som ofte er brukt når man føler at det skjer for mye uten at vi har kontroll. Hva kan vi gjøre for å klare å få god oversikt som gir mer senkede skuldre og bruke tiden vår mest effektivt?

I denne e-læring skal vi gi deg noen tips du kan bruke i din jobbhverdag for å få kontroll på alt som skal gjøres og prioriteres.

 

Å få ting gjort

Noen tips å starte med

Husk å skru på lyd.

Skaff deg en oversikt

Hvilke oppgaver og ansvarsområder ligger på deg? Og hvilke saker bare «lander» på ditt bord i løpet av dagen/uken?

For å få hjelp til å prioritere smart er en ide å bruke en metode som vurderer oppgavene basert på tidsperspektivet og viktigheten.

Trinn 1 - Få ting til å skje

I matrisen haster/haster ikke,viktig/Ikke viktig kan du vurdere hvordan dine ulike oppgaver fordeler seg.

1.   List opp alle kjente oppgaver og saker som ofte lander på deg (mail, henvendelser, møter etc)

2.   Fordel disse inn i de 4 kvadrantene

3.   Hvor har du flest punkter?

4.   Kunne disse oppgavene ha blitt fordelt annerledes?

 Hvis du har mange som ligger i kvadrant 1, 3 og 4 så spør deg selv, hvilke av disse oppgavene kan jeg med fordel gi til noen andre, slutte å gjøre (fordi det ikke gir noen verd) eller få inn i kvadrant 2.

Lag deg en oppgaveliste og sett opp de kategoriene som passer for din arbeidshverdag. Alt du skal huske på, gjøre, starte og planlegge legges inn her og får sin egen fargekode.

Trinn 2 - Prioritere

Når du har plassert de ulike oppgavene i boksene og du ser hvordan dine oppgaver og ansvarsområder fordeler seg, må de prioriteres innenfor et bestemt tidsrom. Prioriter og fordel oppgavene ut i tid, noe haster og må tas raskt, andre saker er viktige, men trenger god tid.

 Hvor du velger å notere oppgaver og planer varierer, det kan være i en

  1. Notatbok
  2. Post-it’s
  3. OneNote
  4. Outlook

Anbefalingen er at du velger en variant, ikke ha lister på forskjellige steder. 

Trinn 3 – Den gode vanen

En oppgaveliste er et godt utgangspunkt, nå har du alt samlet på et sted. Hva nå?

  1. Start dagen med å se på listen hva kan jeg få unna i dag

  2. Sørg for å sjekke ut oppgaver som er gjort, legge inn nye eller oppdatere status

  3. Velg deg en dag i uken (typisk mandag eller fredag) hvor du går igjennom listen og gjør en prioritering for den neste uken

Sette gode MÅL

For å sikre at du gjør de rette tingene og at du prioriterer smart er det helt essensielt at du har satt deg gode MÅL. Mål driver atferd. Mål hjelper deg med å holde på prioriteringene dine. De får oss til å fokusere på de riktige tingene, og ikke alt som tilfeldigvis kommer din vei. Uten klare mål er det for gjort å gjøre slik du synes er best.

Når det er sagt så er det å sette gode Mål ikke alltid rett frem.  En nøkkelregel er at du bør bygge dine mål basert på organisasjonens overordnede mål, så trekke de ned til din enhet/avdeling/team, hvordan kan vi bygge oppunder disse. For å få til dette finnes det mange gode verktøy og metoder. 

Vi har valgt SMARTE mål og OKR

SMARTE mål

Smarte er et akronym. Det står for Spesifikk, Målbar, Attraktive, Relevant, Tidsbestemt og Engasjerende. Dette er de viktigste egenskapene til et godt mål. Det skaper klare og handlingsrettede mål som betyr noe. 

  • S - Spesifikke. Spesifiserer tydelig atferden eller ønsket resultat, og lar folk vite hva de skal fokusere på og hvilke handlinger som forventes av dem. 
  • M - Målbare. Handler om å lage et mål du kan måle slik at du vet om du har lyktes eller ikke. Det sikrer også at du får det riktige resultatet.
  • A - Attraktive. Mål må være attraktive. Det må ligge en motivasjon i å oppnå dem . Hvis målet ikke er realistisk, kommer folk til å se på det og si glem det. Jeg kan ikke engang komme dit, derfor kommer jeg ikke engang til å prøve.
  • R - Relevante. Målene dine må være relevante. Dette kommer til å drive aktivitet som knytter seg til et bredere organisasjonsmål. Det neste aspektet ved et mål er at det skal være tidsbestemt. Folk trenger en følelse av at det haster. Å spesifisere tid muliggjør også bedre arbeids- og prosjektplanlegging.
  • T - Tidsbestemte. Målet må være tidsbestemt. Folk trenger en følelse av at det haster. Å spesifisere tid muliggjør også bedre arbeids- og prosjektplanlegging
  • E - Engasjerende. Og til slutt bær målet være Engasjerende – jeg må ha energi for målet og lyst til å oppnå det – da vil innsatsen jeg legger i det også være høyere.

Objectives - Key Results (OKR)

OKR er et rammeverk for å bryte ned strategi til mer operative mål, og legge til rette for eierskap og mer fleksibilitet i gjennomføringen ute i organisasjonen. En OKR består av et enkelt mål, og et sett med tre til fem nøkkelresultater
 

  • O – Objective Målet skal være kvalitativ og ambisiøst - ment å inspirere til handling. Det er dit du vil.
  • KR – Key Results (Nøkkelresultatene) Mens målet er hvor du ønsker å gå, er nøkkelresultatene hvordan du vil vite om du kom dit. Nøkkelresultater er de kvantitative målene som brukes til å måle suksessen til målet. De er alltid tidsbestemte og spesifikke og fungerer som sekunderinger på om vi er på riktig vei i ulike avdelinger og team. 
    Et tips her er å bruke de SMARTE målene som Nøkkelresultater.

Hvordan sørge for gjennomføring?

Når du har fått satt opp:

  • Objectives - Hva du skal oppnå
  • Key Results - "Sekunderinger underveis"

Kan du sammen med ditt team tenke på hva må vi gjøre for å komme dit? Initiatives - Hva må vi gjøre? Når må vi gjøre det? og Hvem har ansvaret?

Du er ferdig! Nå kan du lukke siden.

Formidlet med DigiStory